Es gibt vier Wege, Mitarbeitende in Vantage Fit zu bringen. Welcher passt, hängt von der Größe Ihres Unternehmens, Ihrer IT-Landschaft und davon ab, wie viel Automatisierung Sie möchten.
Methode 1: CSV-Upload aus dem Dashboard
Die häufigste Methode für kleine bis mittlere Rollouts oder einmalige Ergänzungen.
- Melden Sie sich im Vantage-Fit-Admin-Dashboard an.
- Öffnen Sie Konfiguration in der linken Seitenleiste.
- Klicken Sie auf Mitarbeiter hinzufügen.
- Laden Sie die CSV-Vorlage von der Seite herunter.
- Füllen Sie die Mitarbeiterdaten ein – Name, E-Mail, Abteilung, Land und weitere Pflichtfelder.
- Laden Sie die vollständige CSV-Datei hoch.
- Prüfen Sie die Vorschau auf Fehler oder Duplikate.
- Bestätigen Sie den Upload.
Tipp: Achten Sie darauf, dass es sich um geschäftliche E-Mail-Adressen mit der Domain Ihres Unternehmens handelt. Damit melden sich die Mitarbeitenden an.
Hinweis: Enthalten einzelne Zeilen Fehler (fehlende Felder, doppelte E-Mail-Adressen), markiert das System sie. Sie können nur die fehlerhaften Zeilen korrigieren und erneut hochladen.
Methode 2: SFTP-Synchronisierung (automatisiert)
Für Unternehmen, die Mitarbeiterdaten regelmäßig und automatisch abgleichen möchten.
- Ihr IT-Team richtet eine SFTP-Verbindung mit Ihrem Vantage-Fit-Account-Manager ein.
- Die Mitarbeiterdaten werden nach Zeitplan (täglich, wöchentlich usw.) im vorgesehenen SFTP-Ordner abgelegt.
- Vantage Fit übernimmt die Datei automatisch und synchronisiert neue Mitarbeitende, Änderungen und Deaktivierungen.
Diese Methode wird während des Onboardings vollständig von Ihrem Vantage-Fit-Account-Manager betreut. Ist sie eingerichtet, ist kein manueller Eingriff nötig.
Hinweis: Die Einrichtung der SFTP-Synchronisierung erfordert Abstimmung zwischen Ihrem IT-Team und Ihrem Vantage-Fit-Account-Manager. Wenden Sie sich an beide, um zu starten.
Methode 3: HRIS-Integration
Nutzt Ihr Unternehmen eine HRIS-Plattform, kann Vantage Fit die Mitarbeiterdaten direkt daraus abrufen.
Unterstützte Plattformen sind unter anderem:
- Workday
- DarwinBox
- ADP
- SAP SuccessFactors
- Und weitere große HRIS-Systeme
Die Integration richtet das Vantage-Fit-Team während Ihres Onboardings ein. Ist sie verbunden, fließen neue Einstellungen, Abgänge und Abteilungswechsel automatisch in Vantage Fit.
Tipp: Die HRIS-Integration ist die beste Option für große Unternehmen. Ihr Mitarbeiterverzeichnis bleibt so ohne manuelle Arbeit stets aktuell.
Methode 4: Selbstregistrierung
Ist sie für Ihr Unternehmen freigeschaltet, können sich Mitarbeitende selbst registrieren.
- Der Mitarbeitende lädt die Vantage Fit App herunter oder öffnet das Webportal.
- Er gibt seine geschäftliche E-Mail-Adresse ein.
- Das System ordnet die E-Mail-Domain Ihrem Unternehmen zu.
- Der Mitarbeitende schließt die Registrierung ab und startet mit der App.
Die Selbstregistrierung muss von Ihrem Vantage-Fit-Account-Manager aktiviert werden. Nicht alle Unternehmen nutzen diesen Weg.
Wie funktioniert die Abrechnung?
Wichtig zu wissen, wann ein Mitarbeitender auf Ihre Lizenz angerechnet wird:
- Die Lizenz zählt ab dem ersten Login, nicht ab dem Hochladen des Mitarbeitenden.
- Laden Sie 1.000 Mitarbeitende per CSV hoch, melden sich aber nur 600 an, werden Sie für 600 aktive Nutzer abgerechnet (nicht 1.000).
- Hochgeladene Mitarbeitende, die sich nie anmelden, werden nicht abgerechnet.
- Ausnahme: Hat Ihr Unternehmen einen Pauschalvertrag (feste Lizenzanzahl), richtet sich die Abrechnung nach der vertraglichen Anzahl, unabhängig von Logins.
Tipp: Sie können also Ihr komplettes Mitarbeiterverzeichnis hochladen, ohne für Personen Abrechnung zu befürchten, die die App noch nicht nutzen.
Hinweis: “Für die Abrechnung aktiv” (mindestens ein Login) ist nicht dasselbe wie der KPI “Aktive Nutzer” im Admin-Dashboard – das ist eine Engagement-Kennzahl für Mitarbeitende, die die App kürzlich genutzt haben. Das sind zwei verschiedene Zählungen. Für Lizenzänderungen wenden Sie sich an Ihren Account-Manager.
Kurzvergleich
| Methode | Am besten für | Einrichtung durch | Aufwand danach |
|---|---|---|---|
| CSV-Upload | Kleine Rollouts, einmalige Ergänzungen | HR-Administrator (Self-Service) | Manuell bei jedem Durchgang |
| SFTP-Synchronisierung | Automatisierter regelmäßiger Abgleich | IT + Vantage-Fit-Account-Manager | Keiner nach der Einrichtung |
| HRIS-Integration | Große Unternehmen mit HRIS | Vantage-Fit-Team | Keiner nach der Einrichtung |
| Selbstregistrierung | Offene Anmeldeprogramme | Vantage-Fit-Account-Manager (zur Aktivierung) | Keiner |
Mehr Hilfe nötig? Wenden Sie sich an Ihren Vantage-Fit-Account-Manager oder schreiben Sie an support@vantagecircle.com.
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