Verlässt ein Mitarbeitendes das Unternehmen oder benötigt keinen Vantage-Fit-Zugang mehr, können Sie sein Konto deaktivieren. Dieselben Upload-Werkzeuge, mit denen Sie Mitarbeitende hinzufügen, übernehmen auch Deaktivierung und Reaktivierung.
Zum Onboarding neuer Kollegen siehe Wie füge ich Mitarbeitende zu Vantage Fit hinzu?. Der Rest dieses Artikels behandelt Deaktivierung und Reaktivierung.
Wie Sie einen Mitarbeitenden deaktivieren
Es gibt drei Wege zur Deaktivierung. Wählen Sie den, der zu Ihrer Einrichtung passt.
1. CSV-Upload mit Status = 0
Für einmalige oder stapelweise Deaktivierungen aus dem Admin-Dashboard.
- Melden Sie sich im Vantage-Fit-Admin-Dashboard an.
- Öffnen Sie Konfiguration → Mitarbeiter hinzufügen.
- Laden Sie die CSV-Vorlage herunter.
- Ergänzen Sie die Zeile des Mitarbeitenden mit Status = 0 (jeder Wert außer 1 gilt als Deaktivierung/Austritt/Kündigung).
- Laden Sie die CSV hoch.
- Bestätigen Sie den Upload.
Tipp: Sie können Hinzufüge-, Änderungs- und Deaktivierungszeilen in derselben CSV mischen – Status = 1 zum Aktivelassen, Status = 0 zum Deaktivieren.
2. HRIS- oder SFTP-Synchronisierung (automatisch)
Hat Ihr Unternehmen eine HRIS-Integration (Workday, DarwinBox, SAP SuccessFactors, ADP usw.) oder eine SFTP-Synchronisierung, fließen Abgänge automatisch in Vantage Fit, sobald HR den Mitarbeitenden im Quellsystem als inaktiv markiert. Keine Administrator-Aktion nötig.
3. Selbstlöschung durch den Mitarbeitenden
Mitarbeitende können ihr Konto auch selbst in der Vantage-Fit-App löschen – siehe Wie lösche ich mein Konto?. Dieser Weg wirkt sich etwas anders auf laufende Challenges aus (siehe unten).
Was passiert, wenn ein Mitarbeitender deaktiviert wird
| Bereich | Was sich ändert |
|---|---|
| Anmeldung | Sofort gesperrt. Aktive Sitzungen werden abgemeldet. Der Mitarbeitende sieht: “Ihr Konto wurde deaktiviert. Wenden Sie sich an HR/den Administrator, um Ihr Konto zu aktivieren.” |
| Suche und Teilnehmerauswahl | Der Mitarbeitende erscheint nicht mehr in der Admin-Suche, in Teilnehmerauswahlen für neue Challenges oder in Gruppenlisten. |
| Persönliche Daten | Name, geschäftliche E-Mail und private E-Mail werden im System anonymisiert. Kunden mit speziellen Datenspeicherverträgen können ausgenommen sein – Ihr Account-Manager bestätigt, ob Ihr Vertrag dazugehört. |
| Aktivitätshistorie | Bleibt erhalten. Frühere Aktivitäten, abgeschlossene Challenges, verdiente Punkte und Abzeichen bleiben für aggregierte Berichte in der Datenbank. |
| Verdiente Punkte und Wallet | Unverändert. Bereits verdiente Punkte bleiben im Wallet-Eintrag des Mitarbeitenden. |
Teilnahme an laufenden Challenges – wichtig
Wie ein deaktivierter Mitarbeitender in den Ranglisten laufender Challenges erscheint, hängt davon ab, wie er deaktiviert wurde:
-
Durch den Administrator ausgelöst (CSV-Status = 0, HRIS-Push, SFTP-Sync): Der Mitarbeitende bleibt in der Rangliste und sein Score friert zum Zeitpunkt der Deaktivierung ein. Er sammelt nichts weiter. Nutzt sein Team einen Durchschnitts-Score, zählt sein eingefrorener Beitrag weiter zum Team-Durchschnitt.
Um einen deaktivierten Mitarbeitenden aus einer bestimmten Challenge mitten im Lauf zu entfernen: öffnen Sie Challenges verwalten → die Challenge → Challenge bearbeiten → Teilnehmer → den Mitarbeitenden suchen → Entfernen.
-
Selbstlöschung durch den Mitarbeitenden: Der Mitarbeitende wird automatisch aus den aktuellen Ranglisten und aus seinem Team entfernt. Historische Einträge bleiben erhalten, aber er erscheint nicht mehr auf laufenden Listen.
Tipp: Ist ein Abgehender nach der Deaktivierung noch in einer aktiven Challenge sichtbar und soll das nicht, nutzen Sie den oben genannten Ablauf zum Entfernen von Teilnehmern.
Wie Sie einen Mitarbeitenden reaktivieren
Die Reaktivierung läuft über denselben CSV-Weg:
- Öffnen Sie Konfiguration → Mitarbeiter hinzufügen.
- Laden Sie eine CSV mit der Zeile des Mitarbeitenden und Status = 1 hoch.
- Bestätigen Sie den Upload.
Ist der Upload abgeschlossen:
- Wird derselbe Nutzereintrag wiederhergestellt – zugeordnet über Mitarbeiter-ID und E-Mail. Aktivitätshistorie, verdiente Punkte, Abzeichen und frühere Challenge-Teilnahmen bleiben erhalten.
- Werden Name und E-Mail aus den neuen CSV-Werten übernommen.
- Funktioniert die Anmeldung wieder mit den normalen Zugangsdaten des Mitarbeitenden.
Hinweis: Die Reaktivierung erhält die Historie des Mitarbeitenden. Sind Sie unsicher, ob Sie einen bestehenden Eintrag reaktivieren oder neu anlegen sollen, fragen Sie Ihren Account-Manager.
Passwort-Reset ist ein eigener Ablauf
Das Passwort eines Mitarbeitenden zurückzusetzen ist nicht dasselbe wie eine Reaktivierung. Hat der Mitarbeitende nur sein Passwort vergessen, nutzt er den Ablauf Passwort vergessen in der App – siehe Wie setze ich mein Passwort zurück?. Passwort-Resets erfordern keine Administrator-Aktion.
Lizenz und Abrechnung
Die Deaktivierung eines Mitarbeitenden ändert Ihre Abonnement-Anzahl nicht automatisch. Für Änderungen an Ihrer Lizenzanzahl oder Abrechnung wenden Sie sich an Ihren Account-Manager.
Mehr Hilfe nötig? Wenden Sie sich an Ihren Vantage-Fit-Account-Manager oder schreiben Sie an support@vantagecircle.com.
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