Vantage Fit inclut une fonction de discussion en temps réel qui permet aux employés d’échanger autour des activités de bien-être. En tant qu’administrateur, vous pouvez gérer la création de groupes, les membres et les autorisations – même si l’essentiel de la gestion actuelle passe par votre responsable de compte Vantage Fit plutôt que par l’interface du tableau de bord.
Fonctionnement de la discussion dans Vantage Fit
La discussion de Vantage Fit s’appuie sur une infrastructure de messagerie de niveau entreprise. Les messages sont délivrés en temps réel, et les employés peuvent envoyer du texte et des images au sein de leurs groupes.
Deux types de groupes de discussion
Groupes thématiques
Les groupes thématiques sont des groupes de discussion créés par les utilisateurs ou par les administrateurs. Ils s’organisent généralement autour de :
- Départements – un groupe de discussion pour les échanges de bien-être de l’équipe marketing.
- Groupes d’intérêt – amateurs de course à pied, adeptes du yoga, cuisine saine.
- Initiatives de bien-être – groupes pour des programmes ou campagnes spécifiques.
Les groupes thématiques persistent jusqu’à leur suppression explicite. Ils sont indépendants de tout défi – ce sont des espaces communautaires permanents.
Discussions de défi
Les discussions de défi sont créées automatiquement au lancement d’un défi. Caractéristiques principales :
- Chaque participant au défi est automatiquement ajouté à la discussion.
- La discussion est liée au cycle de vie du défi.
- Elle offre un espace naturel où les participants échangent sur la stratégie, partagent leurs progrès et se motivent.
Les discussions de défi ne demandent aucune configuration administrateur. Elles sont générées automatiquement au démarrage du défi.
Activer la discussion pour votre entreprise
La discussion n’est pas activée par défaut. Votre responsable de compte Vantage Fit doit activer cette fonctionnalité pour vous.
Pour faire activer la discussion :
- Contactez votre responsable de compte Vantage Fit.
- Demandez l’activation de la discussion.
- Votre responsable de compte active la fonctionnalité pour votre entreprise.
- Une fois active, la section Discussion/Groupes apparaît dans l’onglet Communauté de l’application employé.
Remarque : Si des employés signalent ne pas voir d’option de discussion ou de groupes dans leur application, cela signifie probablement que la discussion n’a pas encore été activée pour votre entreprise.
Ce que les administrateurs peuvent faire
Créer des groupes thématiques
Les administrateurs peuvent créer des groupes de discussion thématiques pour des équipes ou des centres d’intérêt précis. Actuellement, cela passe par votre responsable de compte Vantage Fit plutôt que par l’interface du tableau de bord.
Ce que vous pouvez préciser à la création d’un groupe :
- Nom du groupe – un nom descriptif pour le groupe de discussion.
- Membres – les employés à ajouter.
- Rattachement aux départements – les groupes peuvent être associés à des départements précis.
Ajouter et retirer des membres
Vous pouvez gérer la composition de chaque groupe thématique :
- Ajouter des membres – faire entrer de nouveaux employés dans un groupe existant.
- Retirer des membres – retirer les employés partis de l’équipe ou sans lien avec le groupe.
Supprimer des groupes
Les groupes thématiques peuvent être supprimés quand ils ne servent plus. Les discussions de défi suivent le cycle de vie du défi et ne demandent pas de suppression manuelle.
Remarque : Il n’existe actuellement aucune interface de tableau de bord pour la gestion de la discussion. La création de groupes, les changements de membres et les suppressions sont traités par votre responsable de compte Vantage Fit. Contactez-le si vous avez besoin de gérer des groupes.
Encadrer la création de groupes par les employés
La possibilité pour les employés de créer leurs propres groupes thématiques est pilotée par un indicateur de configuration :
- Création de groupes par les employés = activée – les employés peuvent créer leurs propres groupes thématiques depuis l’application.
- Création de groupes par les employés = désactivée – seuls les administrateurs peuvent créer des groupes.
Cet indicateur est configuré par votre responsable de compte Vantage Fit. Si vous voulez encadrer l’auto-organisation en groupes, contactez-le pour régler cet indicateur.
Astuce : Laisser les employés créer leurs propres groupes encourage la constitution organique d’une communauté. Si vous voulez garder des groupes très encadrés (par exemple des groupes par département uniquement), désactivez la création de groupes par les employés et créez les groupes vous-même.
Groupes et départements
Les groupes peuvent être rattachés aux départements de votre organisation. Cela signifie que :
- Quand un nouvel employé rejoint un département, il peut être ajouté automatiquement au groupe de bien-être du département.
- La composition des groupes reste alignée sur votre structure organisationnelle.
- Les échanges de bien-être au niveau du département disposent d’un espace dédié.
Le rattachement aux départements est configuré par votre responsable de compte Vantage Fit. Contactez-le pour établir les associations département-groupe.
Détails des discussions de défi
Les discussions de défi ne demandent aucune gestion administrative. Voici leur fonctionnement :
| Aspect | Détails |
|---|---|
| Création | Automatique au démarrage d’un défi |
| Membres | Tous les participants au défi sont ajoutés automatiquement |
| Nouveaux participants | Ajoutés à la discussion quand ils rejoignent le défi |
| Participants retirés | Retirés de la discussion s’ils quittent le défi ou en sont retirés |
| Cycle de vie | La discussion persiste tant que le défi est actif |
Astuce : Les discussions de défi comptent parmi les outils d’engagement les plus efficaces pendant les défis. Encouragez les participants à publier des points d’étape quotidiens et à s’encourager mutuellement. Les défis avec des discussions actives affichent de meilleurs taux de complétion.
Limites actuelles
Pour être transparent sur ce qui est disponible aujourd’hui :
- Pas d’interface de tableau de bord pour la gestion de la discussion. Toute l’administration des groupes (création, ajout/retrait de membres, suppression) passe par votre responsable de compte Vantage Fit, pas par le tableau de bord administrateur.
- Pas d’outils de modération des messages. Les administrateurs ne peuvent actuellement ni consulter, ni modifier, ni supprimer des messages individuels depuis le tableau de bord.
- Pas d’analytique de discussion. Il n’existe aucun rapport sur l’engagement, le volume de messages ou les participants actifs de la discussion.
- Pas de messagerie directe. La discussion est réservée aux groupes. La messagerie directe entre employés n’est pas disponible.
Ces lacunes sont connues. Une gestion de la discussion depuis le tableau de bord est à l’étude pour de prochaines versions.
Bonnes pratiques
- Créez des groupes par département. Donnez à chaque département un espace de discussion bien-être pour parler de ses objectifs et activités spécifiques.
- Gardez des noms de groupes clairs. “Discussion bien-être Marketing” vaut mieux que “Groupe 7”. Les employés doivent savoir immédiatement à quoi sert un groupe.
- Annoncez les nouveaux groupes. Quand vous créez un groupe thématique, envoyez une notification push pour signaler son existence et la façon de le rejoindre.
- Supervisez de façon organique. Même sans outils de modération formels, jetez un œil périodiquement aux groupes actifs pour vérifier que les échanges restent positifs et dans le sujet.
- Utilisez les discussions de défi de manière stratégique. Pendant les défis, passez dans la discussion du défi pour publier des encouragements et des points d’étape côté administration. La participation de l’administration montre que l’entreprise s’intéresse au programme.
Besoin d’aide supplémentaire ? Contactez votre responsable de compte Vantage Fit ou écrivez à support@vantagecircle.com.
Articles associés :