Il existe quatre façons d’intégrer des employés à Vantage Fit. La méthode qui vous convient dépend de la taille de votre entreprise, de votre environnement informatique et du niveau d’automatisation souhaité.
Méthode 1 : import CSV depuis le tableau de bord
C’est la méthode la plus courante pour les déploiements de petite et moyenne taille ou les ajouts ponctuels.
- Connectez-vous au tableau de bord administrateur Vantage Fit.
- Accédez à Configuration dans la barre latérale gauche.
- Cliquez sur Ajouter des employés.
- Téléchargez le modèle CSV fourni sur la page.
- Renseignez les informations des employés – nom, e-mail, département, pays et tout autre champ obligatoire.
- Téléversez le fichier CSV complété.
- Vérifiez l’aperçu pour repérer les erreurs ou les doublons.
- Confirmez l’import.
Astuce : Assurez-vous que les adresses e-mail sont des e-mails professionnels correspondant au domaine de votre entreprise. Les employés s’en serviront pour se connecter.
Remarque : Si certaines lignes comportent des erreurs (champs manquants, e-mails en doublon), le système les signale. Vous pouvez corriger et retéléverser uniquement les lignes en échec.
Méthode 2 : synchronisation SFTP (automatisée)
Pour les entreprises qui veulent automatiser la synchronisation des données des employés à intervalles réguliers.
- Votre équipe informatique met en place une connexion SFTP avec votre responsable de compte Vantage Fit.
- Les fichiers de données des employés sont déposés dans le dossier SFTP dédié selon un calendrier (quotidien, hebdomadaire, etc.).
- Vantage Fit récupère automatiquement le fichier et synchronise les nouveaux employés, les mises à jour et les désactivations.
Cette méthode est entièrement pilotée par votre responsable de compte Vantage Fit pendant l’intégration. Une fois en place, aucune intervention manuelle n’est nécessaire.
Remarque : La mise en place de la synchronisation SFTP suppose une coordination entre votre équipe informatique et votre responsable de compte Vantage Fit. Contactez-les pour démarrer.
Méthode 3 : intégration SIRH
Si votre entreprise utilise un SIRH (système d’information RH), Vantage Fit peut récupérer directement les données des employés.
Plateformes prises en charge :
- Workday
- DarwinBox
- ADP
- SAP SuccessFactors
- Et les autres grands systèmes SIRH
L’intégration est mise en place par l’équipe Vantage Fit pendant votre onboarding. Une fois connectée, les nouvelles embauches, les départs et les changements de département arrivent automatiquement dans Vantage Fit.
Astuce : L’intégration SIRH est la meilleure option pour les grandes entreprises. Votre annuaire d’employés reste à jour sans aucun travail manuel.
Méthode 4 : inscription libre
Si elle est activée pour votre entreprise, les employés peuvent s’inscrire eux-mêmes.
- L’employé télécharge l’application Vantage Fit ou visite le portail web.
- Il saisit son adresse e-mail professionnelle.
- Le système rapproche le domaine de l’e-mail de votre entreprise.
- L’employé termine son inscription et commence à utiliser l’application.
L’inscription libre doit être activée par votre responsable de compte Vantage Fit. Toutes les entreprises n’utilisent pas cette méthode.
Comment fonctionne la facturation ?
Il est important de savoir à quel moment un employé compte dans votre licence :
- La licence est comptée à partir de la première connexion, pas du moment où l’employé est importé.
- Si vous importez 1 000 employés via CSV mais que seulement 600 se connectent, vous êtes facturé pour 600 utilisateurs actifs (pas 1 000).
- Les employés importés mais qui ne se connectent jamais ne sont pas facturés.
- Exception : si votre entreprise a un contrat de gros (nombre de licences fixe), la facturation repose sur le nombre contractuel quel que soit le nombre de connexions.
Astuce : Vous pouvez donc importer tout votre annuaire d’employés sans craindre d’être facturé pour des personnes qui n’ont pas encore commencé à utiliser l’application.
Remarque : “Actif pour la facturation” (connecté au moins une fois) n’est pas la même chose que le KPI “Utilisateurs actifs” du tableau de bord administrateur – c’est une métrique d’engagement qui montre les employés ayant utilisé l’application récemment. Ce sont deux compteurs différents. Pour toute modification de licence, contactez votre responsable de compte.
Comparaison rapide
| Méthode | Idéal pour | Mise en place par | Effort ensuite |
|---|---|---|---|
| Import CSV | Petits déploiements, ajouts ponctuels | Administrateur RH (libre-service) | Manuel à chaque fois |
| Synchronisation SFTP | Synchronisation régulière automatisée | Informatique + responsable de compte Vantage Fit | Aucune après la mise en place |
| Intégration SIRH | Grandes entreprises avec un SIRH | Équipe Vantage Fit | Aucune après la mise en place |
| Inscription libre | Programmes d’inscription ouverte | Responsable de compte Vantage Fit (pour activer) | Aucune |
Besoin d’aide supplémentaire ? Contactez votre responsable de compte Vantage Fit ou écrivez à support@vantagecircle.com.
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